Gestion d’actifs – La ventilation. Les éléments importants que vous devez connaître avant de commencer.
Vous avez entendu l’expression « gestion d’actifs » un peu partout et vous avez finalement décidé de l’étudier par vous-même. Nous vous proposons ici de tout comprendre et de vous familiariser avec le monde de la gestion d’actifs.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un actif et pourquoi doit-il être géré ?
Les actifs sont les éléments dont votre entreprise a besoin pour fonctionner. Des bureaux et ordinateurs de votre bureau aux camionnettes utilisées pour livrer les marchandises et même les marchandises elles-mêmes. Ce sont tous des atouts et ils sont tous vitaux donc naturellement, ils doivent être gérés. Gérer des actifs, c’est simplement connaître le Qui? Quoi? Où? Pourquoi? et quand? de chaque actif.
- Qui a l’article ?
- Quel est l’article ?
- Où est l’article ?
- Pourquoi l’ont-ils ?
- Et quand est-ce qu’ils le rendent ?
Dans un petit bureau, cette liste de contrôle peut rester assez simple, mais lorsque des modèles d’entreprise plus importants et plus complexes entrent en jeu, la liste de questions peut s’allonger considérablement. Plus il y a de questions posées, plus il est difficile d’y répondre avec confiance et de garder une trace des réponses. C’est à ce moment qu’une solution de gestion des actifs doit être sérieusement envisagée. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser :
Pourquoi dois-je gérer mes actifs ?
Vos actifs doivent être gérés parce qu’ils sont vitaux pour votre entreprise et qu’ils ont de la valeur à plus d’un titre. Premièrement, ils ont une valeur financière et, deuxièmement, ils sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. S’ils tombent en panne, cela prend du temps et de l’argent supplémentaires pour résoudre le problème qui empiète sur votre journée de travail. En gérant vos actifs, vous pouvez les soumettre à des contrôles et à une maintenance mensuels/annuels afin de prolonger leur durée de vie et de faire économiser de l’argent à l’entreprise.
Quand est-ce que j’arrête de gérer mes actifs ?
Si vous ne le faites pas, la gestion de vos actifs devient une tâche continue qui doit être accomplie jusqu’à ce que l’article ne puisse plus être utilisé et que le cycle recommence en le remplaçant par un article flambant neuf.
Comment gérer mon patrimoine ?
La gestion des actifs peut se faire de plusieurs manières :
- Bouche à oreille/Papier
- Feuilles de calcul / Word Doc
- Base de données
- Solution de gestion des actifs
Le bouche à oreille n’est évidemment pas conseillé, car les conversations peuvent être mal interprétées et s’apparenter à un jeu de chuchotements chinois. Les documents justificatifs sont facilement perdus ou égarés. Une feuille de calcul/document Word est potentiellement ce que vous utilisez en ce moment. Avec des colonnes sélectionnées, vous pouvez facilement tracer ces questions de base et répondre en conséquence ligne par ligne pour chaque actif. Plus votre liste grandit, plus elle devient difficile à contrôler. Si plus d’un membre de l’équipe a accès à la feuille de calcul, celle-ci devient susceptible d’erreurs qui ne peuvent être découvertes que trop tard. En ce qui concerne les bases de données, elles sont un peu plus proches de l’endroit où vous voulez être car elles seront protégées par un mot de passe avec plusieurs utilisateurs, mais le problème sous-jacent de pouvoir écraser les cellules est toujours répandu. Ces méthodes de surveillance de vos actifs peuvent vous aider à court terme, mais comme nous l’avons vu, elles sont truffées d’opportunités de gâcher des informations vitales. Une solution de gestion d’actifs de premier plan est ce que vous devriez viser à obtenir. Chaque bit d’information est collecté, stocké et horodaté afin qu’aucune donnée ne disparaisse. C’est aussi de loin l’option la plus sûre. Chaque élément d’information est lié à un utilisateur, de sorte que si une erreur est découverte, elle peut être remontée jusqu’au point zéro.
Que sont les actifs fantômes et zombies ?
Les actifs fantômes sont ces objets délicats que vous savez que vous avez mais que vous ne pouvez pas localiser physiquement, peu importe à quel point vous regardez. Ils figurent sur votre liste de biens à gérer, mais comme ils sont introuvables, vous n’aurez jamais d’informations précises à leur sujet. Les actifs zombies sont l’inverse : il s’agit d’éléments qui ne figurent pas sur votre liste mais qui sont apparus comme par enchantement. Ces types d’actifs peuvent perturber les finances car ils sont difficiles à comptabiliser.
A qui appartient la gestion des actifs ?
La gestion des actifs est généralement confiée à une équipe informatique, à une équipe financière ou, plus spécifiquement, à un gestionnaire d’actifs. À un moment donné du parcours de votre entreprise, vos actifs devront être comptabilisés. En utilisant une solution de gestion des actifs de premier ordre, vous êtes en mesure de prendre de l’avance et d’être opérationnel en matière d’audits et de conformité. 
Que dois-je faire ensuite ?
Avec une solution de gestion des actifs basée sur le cloud, toutes les informations dont votre entreprise a besoin sont à portée de main. Pro-Cloud est une solution de gestion du cycle de vie complet des actifs qui vous aidera à gérer tous vos actifs vitaux et à les utiliser à leur plein potentiel. Notre système modulaire est une solution qui peut évoluer avec vous en tant qu’entreprise et vos employés. Ne manquez jamais un audit ou n’échouez pas aux normes de conformité avec des rappels hebdomadaires/mensuels ou même annuels configurés dans le système. Gardez vos actifs sous contrôle en toute simplicité avec Pro-Cloud. Pour plus d’informations sur la solution complète de gestion des actifs Pro-Cloud, contactez notre équipe de développement commercial au 0800 652 0488 ou envoyez un courriel à l’adresse suivante enquiries@csseurope.co.uk.