Vermogensbeheer – De uitsplitsing. De belangrijke dingen die u moet weten voordat u aan de slag gaat.
Dus je hebt de term ‘vermogensbeheer’ overal horen rondzingen en hebt eindelijk besloten om het zelf te gaan onderzoeken. Hier zullen we het allemaal voor je op een rijtje zetten en je wegwijs maken in de wereld van vermogensbeheer.
Allereerst, wat zijn activa en waarom moeten ze worden beheerd?
Activa zijn de zaken die je bedrijf nodig heeft om te functioneren. Van de bureaus en computers in uw kantoor tot bestelwagens die worden gebruikt om goederen af te leveren en zelfs de goederen zelf. Dit zijn allemaal activa en ze zijn allemaal van vitaal belang, dus ze moeten natuurlijk worden beheerd. Het beheren van activa is simpelweg het kennen van de Wie? Wat? Waar? Waarom? en wanneer? van elk actief.
- Wie heeft het artikel?
- Wat is het artikel?
- Waar is het artikel?
- Waarom hebben ze het?
- En wanneer brengen ze het terug?
In een kleine kantooromgeving kan deze checklist vrij eenvoudig blijven, maar naarmate er grotere en gecompliceerdere bedrijfsmodellen bijkomen, kan de checklist met vragen aanzienlijk langer worden. Hoe meer vragen er worden gesteld, hoe moeilijker het is om ze allemaal met vertrouwen te beantwoorden en de antwoorden bij te houden. Dit is wanneer een asset management oplossing serieus moet worden overwogen. Hier zijn een paar vragen om over na te denken:
Waarom moet ik mijn vermogen beheren?
Je bedrijfsmiddelen moeten worden beheerd omdat ze van vitaal belang zijn voor je bedrijf en op meer dan één manier waardevol zijn. Ten eerste hebben ze financiële waarde en ten tweede zijn ze nodig voor de bedrijfsvoering. Als ze kapot gaan, kost het extra tijd en geld om het probleem op te lossen dat uw werkdag verspert. Door je bedrijfsmiddelen te beheren, kun je ze maandelijks/jaarlijks controleren en onderhouden, zodat ze langer meegaan en het bedrijf geld bespaart.
Wanneer stop ik met het beheren van mijn vermogen?
Als je dat niet doet, wordt het beheren van je activa een voortdurende taak die moet worden uitgevoerd totdat het item niet meer kan worden gebruikt en dan begint de cyclus opnieuw als het wordt vervangen door een gloednieuw item.
Hoe beheer ik mijn vermogen?
Activa beheren kan op verschillende manieren:
- Mond-tot-mondreclame/papier
- Spreadsheets/ Word-document
- Database
- Oplossing voor activabeheer
Mond-tot-mondreclame is natuurlijk niet aan te raden, omdat gesprekken verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden en het kan lijken op een spelletje Chinese whispers. Ondersteunend papierwerk raakt gemakkelijk kwijt of wordt kwijtgeraakt. Een spreadsheet/word-document is mogelijk wat u nu gebruikt. Met geselecteerde kolommen kunt u eenvoudig die basisvragen uitzetten en dienovereenkomstig regel voor regel voor elk activum beantwoorden. Hoe groter uw lijst, hoe moeilijker het wordt om te controleren. Als meer dan één lid van het team toegang heeft tot de spreadsheet, wordt deze vatbaar voor fouten die mogelijk pas te laat worden ontdekt. Op weg naar databases, ze zijn iets dichter bij waar u wilt zijn, omdat het met een wachtwoord wordt beveiligd met meerdere gebruikers, maar het onderliggende probleem van het kunnen overschrijven van cellen is nog steeds aanwezig. Deze methoden voor het bewaken van uw bedrijfsmiddelen kunnen u op korte termijn helpen, maar zoals besproken zitten ze boordevol mogelijkheden om essentiële informatie te verknoeien. Een oplossing voor vermogensbeheer van het hoogste niveau is waar u naar moet streven. Elk stukje informatie wordt verzameld, opgeslagen en voorzien van een tijdstempel, zodat er geen gegevens verdwijnen. Het is ook verreweg de veiligste optie. Elk stukje informatie is gekoppeld aan een gebruiker, dus als er een fout wordt gevonden, kan deze worden teruggeleid naar het beginpunt.
Wat zijn spook- en zombieactiva?
Ghost items zijn die lastige items waarvan je weet dat je ze hebt, maar die je fysiek niet kunt vinden, hoe hard je ook kijkt. Deze staan op je lijst van te beheren activa, maar omdat ze niet gelokaliseerd kunnen worden, zul je nooit accurate informatie over ze hebben. Zombieactiva zijn het tegenovergestelde, dit zijn de items die niet op je lijst staan maar op magische wijze uit het niets zijn verschenen. Dit soort activa kunnen de financiën in de war sturen omdat ze moeilijk te verantwoorden zijn.
Wiens taak is het om activa te beheren?
Het beheren van bedrijfsmiddelen is meestal de taak van een IT-team, een financieel team of specifiek een bedrijfsmiddelenbeheerder. Op een bepaald moment in de reis van uw bedrijf moeten uw activa worden verantwoord. Door gebruik te maken van een eersteklas oplossing voor activabeheer kun je het spel voor zijn en meteen aan de slag als het gaat om audits en naleving. 
Wat doe ik daarna?
Met een cloud-gebaseerde oplossing voor activabeheer is alle informatie die uw bedrijf nodig heeft binnen handbereik. Pro-Cloud is een volledige oplossing voor activabeheer voor de levenscyclus waarmee u al uw vitale activa kunt beheren en optimaal kunt benutten. Ons modulaire systeem is een oplossing die kan meegroeien met u als bedrijf en uw medewerkers. Mis nooit meer een audit of faal de nalevingsnormen met wekelijkse/maandelijkse of zelfs jaarlijkse herinneringen die in het systeem zijn ingesteld. Houd uw bedrijfsmiddelen gemakkelijk onder controle met Pro-Cloud. Neem voor meer informatie over de volledige Pro-Cloud-oplossing voor activabeheer contact op met ons Business Development-team op 0800 652 0488 of stuur een e-mail naar enquiries@csseurope.co.uk.