Vermogensbeheer – De uitsplitsing. De belangrijke dingen die u moet weten voordat u aan de slag gaat.
Dus je hebt de term ‘vermogensbeheer’ overal horen rondzwerven en besloot uiteindelijk om het zelf te onderzoeken. We zetten het hier allemaal voor je op een rij en laten je kennismaken met de wereld van vermogensbeheer.
Allereerst, wat zijn activa en waarom moeten ze worden beheerd?
Activa zijn de items die uw bedrijf nodig heeft om te functioneren. Van de bureaus en computers in uw kantoor tot bestelwagens die worden gebruikt om goederen af te leveren en zelfs de goederen zelf. Dit zijn allemaal activa en ze zijn allemaal van vitaal belang, dus ze moeten natuurlijk worden beheerd.
Het beheren van activa is simpelweg het kennen van de Wie? Wat? Waar? Waarom? en wanneer? van elk goed.
- Wie heeft het artikel?
- Wat is het artikel?
- Waar is het artikel?
- Waarom hebben ze het?
- En wanneer brengen ze het terug?
Binnen een kleine kantooromgeving kan deze checklist vrij eenvoudig blijven, maar naarmate grotere, meer gecompliceerde bedrijfsmodellen de vergelijking binnenkomen, kan de checklist met vragen behoorlijk groeien. Hoe meer vragen er worden gesteld, hoe moeilijker het is om ze allemaal met vertrouwen te beantwoorden en de antwoorden bij te houden. Dit is wanneer een asset management oplossing serieus moet worden overwogen.
Hier zijn een paar vragen om over na te denken:
Waarom moet ik mijn vermogen beheren?
Uw activa moeten worden beheerd omdat ze van vitaal belang zijn voor uw bedrijf en op meer dan één manier waarde hebben. Ten eerste hebben ze financiële waarde en ten tweede zijn ze nodig voor de bedrijfsvoering. Als ze kapot gaan, kost het extra tijd en geld om het probleem op te lossen dat uw werkdag verspert. Door uw activa te beheren, kunt u ze maandelijkse/jaarlijkse controles en onderhoud geven om ze te helpen langer mee te gaan en het bedrijf geld te besparen.
Wanneer stop ik met het beheren van mijn vermogen?
U doet dat niet, het beheren van uw activa wordt een continue taak die moet worden gedaan totdat het item niet langer kan worden gebruikt en dan begint de cyclus opnieuw als het wordt vervangen door een gloednieuw item.
Hoe beheer ik mijn vermogen?
Het beheren van activa kan op verschillende manieren:
- Mond-tot-mondreclame/papier
- Spreadsheets/ Word-document
- Database
- Oplossing voor activabeheer
Mond-tot-mondreclame is natuurlijk niet aan te raden, aangezien gesprekken verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd en kunnen lijken op het spelen van een spelletje Chinees fluisteren. Ondersteunend papierwerk raakt gemakkelijk kwijt of wordt kwijtgeraakt.
Een spreadsheet/word-document is mogelijk wat u nu gebruikt. Met geselecteerde kolommen kunt u eenvoudig die basisvragen uitzetten en dienovereenkomstig regel voor regel voor elk activum beantwoorden. Hoe groter uw lijst, hoe moeilijker het wordt om te controleren. Als meer dan één lid van het team toegang heeft tot de spreadsheet, wordt deze vatbaar voor fouten die mogelijk pas te laat worden ontdekt.
Op weg naar databases, ze zijn iets dichter bij waar u wilt zijn, omdat het met een wachtwoord wordt beveiligd met meerdere gebruikers, maar het onderliggende probleem van het kunnen overschrijven van cellen is nog steeds aanwezig.
Deze methoden voor het bewaken van uw bedrijfsmiddelen kunnen u op korte termijn helpen, maar zoals besproken zitten ze boordevol mogelijkheden om essentiële informatie te verknoeien. Een oplossing voor vermogensbeheer van het hoogste niveau is waar u naar moet streven. Elk stukje informatie wordt verzameld, opgeslagen en voorzien van een tijdstempel, zodat er geen gegevens verdwijnen. Het is ook verreweg de veiligste optie. Elk stukje informatie is gekoppeld aan een gebruiker, dus als er een fout wordt gevonden, kan deze worden herleid tot nul.
Wat zijn spook- en zombieactiva?
Ghost items zijn die lastige items waarvan je weet dat je ze hebt, maar die je fysiek niet kunt vinden, hoe hard je ook kijkt. Deze staan op uw lijst met te beheren activa, maar omdat ze niet kunnen worden gelokaliseerd, zult u nooit over de juiste informatie beschikken.
Zombie-activa zijn het tegenovergestelde, het zijn de items die niet op je lijst staan, maar die op de een of andere manier op magische wijze uit het niets zijn verschenen.
Dit soort activa kan financiële problemen opleveren, omdat ze moeilijk te verantwoorden zijn.
Wiens taak is het om activa te beheren?
Het beheer van activa is over het algemeen de taak van een IT-team, een financieel team of specifiek een vermogensbeheerder. Op een bepaald moment in de reis van uw bedrijf moeten uw activa worden verantwoord. Door gebruik te maken van een hoogwaardige oplossing voor activabeheer bent u in staat om voorop te lopen en een vliegende start te maken als het gaat om audits en naleving.
Wat doe ik daarna?
Met een cloudgebaseerde oplossing voor activabeheer heeft u alle informatie die uw bedrijf nodig heeft binnen handbereik. Pro-Cloud is een volledige oplossing voor activabeheer voor de levenscyclus waarmee u al uw vitale activa kunt beheren en optimaal kunt benutten. Ons modulaire systeem is een oplossing die kan meegroeien met u als bedrijf en uw medewerkers. Mis nooit meer een audit of faal de nalevingsnormen met wekelijkse/maandelijkse of zelfs jaarlijkse herinneringen die in het systeem zijn ingesteld. Houd uw bedrijfsmiddelen gemakkelijk onder controle met Pro-Cloud.
Neem voor meer informatie over de volledige Pro-Cloud-oplossing voor activabeheer contact op met ons Business Development-team op: 0800 652 0488 of email enquiries@csseurope.co.uk.