Gestión de activos: el desglose. Las partes importantes que necesita saber antes de comenzar.
Entonces, ha escuchado el término ‘gestión de activos’ flotando en todas partes y finalmente decidió investigarlo por sí mismo. Aquí lo desglosaremos todo para usted y lo pondremos al día con el mundo de la gestión de activos.
En primer lugar, ¿qué son los activos y por qué deben gestionarse?
Los activos son los elementos que su negocio necesita para operar. Desde los escritorios y las computadoras de su oficina hasta las camionetas que se usan para entregar mercancías e incluso las propias mercancías. Todos estos son activos y todos son vitales, por lo que, naturalmente, deben administrarse.
Administrar activos es simplemente saber quién. ¿Qué? ¿Donde? ¿Por qué? ¿y cuando? de cada activo.
- ¿Quién tiene el artículo?
- ¿Cuál es el artículo?
- ¿Dónde está el artículo?
- Porque lo tienen ellos?
- y cuando lo devuelven?
Dentro de un entorno de oficina pequeño, esta lista de verificación puede seguir siendo bastante simple, sin embargo, a medida que se incorporan a la ecuación modelos comerciales más grandes y complicados, la lista de verificación de preguntas puede crecer considerablemente. Cuantas más preguntas se hagan, más difícil será responderlas todas con confianza y realizar un seguimiento de las respuestas. Aquí es cuando se debe considerar seriamente una solución de gestión de activos.
Aquí hay algunas preguntas para que usted considere:
¿Por qué necesito administrar mis activos?
Sus activos necesitan ser administrados porque son vitales para su negocio y tienen valor en más de un sentido. En primer lugar, tienen valor financiero y, en segundo lugar, son necesarios para la operación comercial. Si se estropean, se necesita más tiempo y dinero para resolver el problema que interrumpe su jornada laboral. Al administrar sus activos, puede proporcionarles controles y mantenimiento mensuales/anuales para ayudarlos a durar más y ahorrar dinero a la empresa.
¿Cuándo dejo de administrar mis activos?
No lo hace, administrar sus activos se convierte en una tarea continua que debe realizarse hasta que el artículo ya no se pueda usar y luego el ciclo comienza de nuevo cuando se reemplaza con un artículo nuevo.
¿Cómo administro mis activos?
La gestión de activos se puede hacer de varias maneras:
- Boca a boca/ Papel
- Hojas de cálculo/ Word Doc
- Base de datos
- Solución de gestión de activos
Obviamente, no se recomienda el boca a boca, ya que las conversaciones pueden interpretarse incorrectamente y pueden ser como jugar un juego de susurros chinos. La documentación de respaldo se pierde o extravía fácilmente.
Una hoja de cálculo/documento de Word es potencialmente lo que está usando en este momento. Con las columnas seleccionadas, puede trazar fácilmente esas preguntas básicas y responder en consecuencia línea por línea para cada activo. Cuanto más crece su lista, más difícil se vuelve controlarla. Si más de un miembro del equipo tiene acceso a la hoja de cálculo, se vuelve susceptible a errores que pueden no descubrirse hasta que sea demasiado tarde.
Al dirigirse a las bases de datos, están un poco más cerca de donde desea estar, ya que estarán protegidas con contraseña con múltiples usuarios, pero el problema subyacente de poder sobrescribir celdas aún prevalece.
Estos métodos de monitoreo de sus activos pueden ayudarlo a corto plazo, pero, como se mencionó, están plagados de oportunidades para estropear información vital. Una solución de gestión de activos de primer nivel es lo que debe aspirar a obtener. Cada bit de información se recopila, almacena y marca la hora para que no desaparezca ningún dato. También es la opción más segura con diferencia. Cada bit de información está vinculado a un usuario, por lo que si se encuentra un error, se puede rastrear hasta la zona cero.
¿Qué son los activos de fantasmas y zombis?
Los activos fantasma son esos elementos complicados que sabes que tienes pero que no puedes localizar físicamente sin importar cuánto busques. Estos estarán en su lista de activos para administrar, pero debido a que no se pueden ubicar, nunca tendrá información precisa sobre ellos.
Los activos zombis son todo lo contrario, son los elementos que no están en su lista pero que de alguna manera han aparecido mágicamente de la nada.
Estos tipos de activos pueden arruinar las finanzas ya que son difíciles de contabilizar.
¿De quién es el trabajo de administrar los activos?
El trabajo de gestión de activos es generalmente tarea de un equipo de TI, un equipo de finanzas o, específicamente, un administrador de activos. En algún momento del viaje de su negocio, sus activos deberán ser contabilizados. Al utilizar una solución de administración de activos de primer nivel, puede adelantarse al juego y comenzar a ejecutar cuando se trata de auditorías y cumplimiento.
¿Que hago después?
Con una solución de gestión de activos basada en la nube, toda la información que su negocio necesitará estará al alcance de su mano. Pro-Cloud es una solución de gestión de activos de ciclo de vida completo que lo ayudará a administrar todos sus activos vitales y utilizarlos en todo su potencial. Nuestro sistema modular es una solución que puede crecer contigo como empresa y tus empleados. Nunca se pierda una auditoría ni falle los estándares de cumplimiento con recordatorios semanales/mensuales o incluso anuales configurados en el sistema. Mantenga sus activos bajo control con facilidad con Pro-Cloud.
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