Gestión de activos: el desglose. Las partes importantes que necesita saber antes de comenzar.
Así que has oído el término «gestión de activos» flotando por todas partes y finalmente has decidido investigarlo por ti mismo. Aquí te lo explicamos todo y te ponemos al día sobre el mundo de la gestión de activos.
En primer lugar, ¿qué son los activos y por qué deben gestionarse?
Los activos son los elementos que tu empresa necesita para funcionar. Desde los escritorios y las computadoras de su oficina hasta las camionetas que se usan para entregar mercancías e incluso las propias mercancías. Todos estos son activos y todos son vitales, por lo que, naturalmente, deben administrarse. Administrar activos es simplemente saber quién. ¿Qué? ¿Donde? ¿Por qué? ¿y cuando? de cada activo.
- ¿Quién tiene el artículo?
- ¿Cuál es el artículo?
- ¿Dónde está el artículo?
- Porque lo tienen ellos?
- y cuando lo devuelven?
En el entorno de una pequeña oficina, esta lista de comprobación puede ser bastante sencilla, pero a medida que entran en juego modelos empresariales más grandes y complicados, la lista de preguntas puede aumentar considerablemente. Cuantas más preguntas se hagan, más difícil será responderlas todas con confianza y realizar un seguimiento de las respuestas. Aquí es cuando se debe considerar seriamente una solución de gestión de activos. Aquí tienes algunas preguntas para que las tengas en cuenta:
¿Por qué necesito administrar mis activos?
Tus activos deben gestionarse porque son vitales para tu empresa y tienen valor en más de un sentido. En primer lugar, tienen valor financiero y, en segundo lugar, son necesarios para la operación comercial. Si se estropean, se necesita más tiempo y dinero para resolver el problema que interrumpe su jornada laboral. Al gestionar tus activos, puedes proporcionarles revisiones y mantenimiento mensuales/anuales para que duren más y ahorren dinero a la empresa.
¿Cuándo dejo de administrar mis activos?
Si no lo haces, la gestión de tus activos se convierte en una tarea continua que hay que hacer hasta que el artículo ya no se puede utilizar y entonces el ciclo vuelve a empezar, ya que se sustituye por un artículo totalmente nuevo.
¿Cómo administro mis activos?
La gestión de los activos puede hacerse de varias formas:
- Boca a boca/ Papel
- Hojas de cálculo/ Word Doc
- Base de datos
- Solución de gestión de activos
Obviamente, no se aconseja el boca a boca, ya que las conversaciones podrían interpretarse incorrectamente y puede ser como jugar a un juego de susurros chinos. La documentación de respaldo se pierde o extravía fácilmente. Una hoja de cálculo/documento de Word es potencialmente lo que está usando en este momento. Con las columnas seleccionadas, puede trazar fácilmente esas preguntas básicas y responder en consecuencia línea por línea para cada activo. Cuanto más crece su lista, más difícil se vuelve controlarla. Si más de un miembro del equipo tiene acceso a la hoja de cálculo, se vuelve susceptible a errores que pueden no descubrirse hasta que sea demasiado tarde. Al dirigirse a las bases de datos, están un poco más cerca de donde desea estar, ya que estarán protegidas con contraseña con múltiples usuarios, pero el problema subyacente de poder sobrescribir celdas aún prevalece. Estos métodos de monitoreo de sus activos pueden ayudarlo a corto plazo, pero, como se mencionó, están plagados de oportunidades para estropear información vital. Una solución de gestión de activos de primer nivel es lo que debe aspirar a obtener. Cada bit de información se recopila, almacena y marca la hora para que no desaparezca ningún dato. También es la opción más segura con diferencia. Cada bit de información está vinculado a un usuario, de modo que si se detecta un error puede rastrearse hasta la zona cero.
¿Qué son los activos de fantasmas y zombis?
Los activos fantasma son esos elementos complicados que sabes que tienes pero que no puedes localizar físicamente sin importar cuánto busques. Estarán en tu lista de activos a gestionar, pero como no se pueden localizar, nunca tendrás información precisa sobre ellos. Los activos zombis son lo contrario, son los elementos que no están en tu lista pero que han aparecido mágicamente de la nada. Este tipo de activos puede desbaratar las finanzas, ya que son difíciles de contabilizar.
¿De quién es el trabajo de administrar los activos?
El trabajo de gestionar los activos suele ser tarea de un equipo informático, financiero o, específicamente, de un gestor de activos. En algún momento del viaje de su negocio, sus activos deberán ser contabilizados. Si utilizas una solución de gestión de activos de primer nivel, podrás adelantarte a los acontecimientos y ponerte manos a la obra en lo que respecta a auditorías y cumplimiento. 
¿Que hago después?
Con una solución de gestión de activos basada en la nube, toda la información que necesite tu empresa estará al alcance de tu mano. Pro-Cloud es una solución de gestión de activos de ciclo de vida completo que lo ayudará a administrar todos sus activos vitales y utilizarlos en todo su potencial. Nuestro sistema modular es una solución que puede crecer contigo como empresa y tus empleados. Nunca se pierda una auditoría ni falle los estándares de cumplimiento con recordatorios semanales/mensuales o incluso anuales configurados en el sistema. Mantenga sus activos bajo control con facilidad con Pro-Cloud. Para obtener más información sobre la solución completa de gestión de activos Pro-Cloud, ponte en contacto con nuestro equipo de Desarrollo Empresarial en el 0800 652 0488 o envía un correo electrónico a enquiries@csseurope.co.uk.