La implementación de una nueva solución de software puede ser una tarea compleja, lenta y costosa para una empresa. Con posibles retrasos y costosas consecuencias al acecho en cada esquina, el fracaso del proyecto puede ser un resultado desafortunado para muchas organizaciones que emprenden un cambio de este tipo si no se gestiona correctamente.
Este blog, diseñado con nuestro personal de implantación a través de experiencias pasadas, ayuda a evitar los escollos poniéndolos de relieve antes de que se haya hecho ninguna inversión, ni en dinero ni en tiempo.
Error número 1:
Falta de planificación suficiente La falta de planificación puede ser perjudicial para el éxito de la implantación, por lo que es necesario trazar un conjunto claro de objetivos desde el principio. Probablemente estemos afirmando lo obvio cuando decimos que un plan detallado es una parte esencial de la implementación exitosa de un software de gestión de activos. Sin embargo, la mayoría de las veces, el plan es poco realista y no lo suficientemente detallado. Para ser un plan sólido, debe describir todos los requisitos y las personas involucradas. Debe tener suficientes detalles para que una persona con conocimientos pueda ver el plan y visualizar el alcance del trabajo. Debe asignar suficiente tiempo, generalmente en un bloque de unos pocos días/semanas a la vez. Hasta que no tengas un plan no sabrás realmente el impacto en el proyecto en términos de tiempo, coste adicional y recursos necesarios para trabajar en el proyecto.
Error número 2:
No contar con todos Antes de poner en marcha nuestra solución de software de gestión de activos, es vital asegurarse de que toda la organización «de arriba abajo» comprende las razones, la necesidad y la estrategia que hay detrás de un proyecto de cambio empresarial. Si los tomadores de decisiones clave no articulan esta necesidad de cambio, puede tener un impacto negativo tanto en su presupuesto como en sus recursos internos. No sólo eso, sino que los usuarios finales pueden resistirse al cambio, no dar la prioridad necesaria al proyecto o no ofrecer el compromiso necesario para garantizar que el proyecto sea un éxito.
Error número 3:
Llevar a cabo una personalización excesiva La mayoría de las empresas que desean implantar nuestra solución de software de gestión de activos comprenden que una personalización excesiva añade riesgo, tiempo y costes innecesarios a un proyecto. Según Gartner, la personalización de PwC y Deloitte es una de las principales áreas de riesgo técnico dentro de una implementación de TI. Dicho esto, muy pocas implementaciones de nivel empresarial no tienen personalizaciones. Se recomienda que elija una solución que (en su estado estándar) satisfaga el 80-90 % de las necesidades de su negocio. Necesitarás una solución que sea lo suficientemente flexible como para poder modificarla, dejando así un 10% para lagunas críticas para la empresa/modificaciones personalizadas.
Error número 4:
No hay un gestor de proyectos del lado del cliente a tiempo completo Otra razón habitual del fracaso de las implantaciones de software es la excesiva dependencia del gestor de proyectos del socio. Tener un administrador de proyectos dedicado y experimentado en la empresa marcará una gran diferencia en el buen funcionamiento de un proyecto de su tamaño y complejidad. Pedir a un directivo o a un patrocinador ejecutivo que gestione un proyecto de esta envergadura junto con su función principal significará inevitablemente que ninguno de los dos trabajos se haga bien.
Error número 5:
Enfoque insuficiente y subestimación de los recursos necesarios Una vez definidas las funciones y responsabilidades, es un error común subestimar los recursos necesarios. Sea claro sobre el presupuesto y el nivel de recursos requeridos y determine cualquier aumento en los recursos necesarios para garantizar que el proyecto no se estanque al principio. Asegúrese de que todos estén al tanto del compromiso necesario de los usuarios comerciales (los departamentos comúnmente subestimados incluyen finanzas, contabilidad y recursos humanos). Al asegurarse de que todos los involucrados entiendan el compromiso que se espera de ellos, esto ayudará a evitar cualquier confusión cuando surjan proyectos en competencia. Únase a nosotros la próxima semana en la serie para conocer los últimos cuatro errores que pueden ayudarlo a evitar una implementación fallida del software de gestión de activos. Si no puedes esperar y quieres saber más sobre nuestro enfoque de las implantaciones nuevas o de recuperación, ponte en contacto con nosotros: T: 0800 652 0488 E: enquiries@csseurope.co.uk