9 errores para evitar una implementación fallida de software de gestión de activos – Parte 1

La implementación de una nueva solución de software puede ser una tarea compleja, lenta y costosa para una empresa. Con posibles retrasos y costosas consecuencias al acecho en cada esquina, el fracaso del proyecto puede ser un resultado desafortunado para muchas organizaciones que emprenden un cambio de este tipo si no se gestiona correctamente.

Este blog diseñado con nuestro personal de implementación a través de la experiencia pasada ayuda a evitar las trampas al resaltarlas antes de que se haya realizado ninguna inversión en dinero o tiempo.

Error número 1:

Falta de planificación suficiente

La falta de planificación puede ser perjudicial para una implementación exitosa, por lo que es necesario definir un conjunto claro de objetivos desde el principio. Probablemente estemos afirmando lo obvio cuando decimos que un plan detallado es una parte esencial de la implementación exitosa de un software de gestión de activos. Sin embargo, la mayoría de las veces, el plan es poco realista y no lo suficientemente detallado. Para ser un plan sólido, debe describir todos los requisitos y las personas involucradas. Debe tener suficientes detalles para que una persona con conocimientos pueda ver el plan y visualizar el alcance del trabajo. Debe asignar suficiente tiempo, generalmente en un bloque de unos pocos días/semanas a la vez.

Hasta que no tenga un plan, no sabrá realmente el impacto en el proyecto en términos de tiempo, costo adicional y recursos necesarios para trabajar en el proyecto.

Error número 2:

No tener a todos a bordo

Antes de que nuestra solución de software de gestión de activos se ponga en marcha, es vital asegurarse de que toda la organización «desde arriba hacia abajo» comprenda las razones, la necesidad y la estrategia detrás de un proyecto de cambio empresarial.

Si los tomadores de decisiones clave no articulan esta necesidad de cambio, puede tener un impacto negativo tanto en su presupuesto como en sus recursos internos. No solo esto, sino que los usuarios finales pueden volverse resistentes al cambio, no otorgarán la prioridad requerida al proyecto ni brindarán el compromiso necesario para garantizar que el proyecto sea un éxito.

Error número 3:

Llevar a cabo una personalización excesiva

La mayoría de las empresas que buscan implementar nuestra solución de software de gestión de activos entienden que la personalización excesiva agrega riesgo, tiempo y costos innecesarios a un proyecto. Según Gartner, la personalización de PwC y Deloitte es una de las principales áreas de riesgo técnico dentro de una implementación de TI. Dicho esto, muy pocas implementaciones de nivel empresarial no tienen personalizaciones.

Se recomienda que elija una solución que (en su estado estándar) satisfaga el 80-90 % de las necesidades de su negocio. Necesitará una solución que sea lo suficientemente flexible para ser modificada, por lo tanto, deje un 10 % para modificaciones personalizadas o brechas críticas para el negocio.

Error número 4:

Sin gerente de proyecto del lado del cliente a tiempo completo

Otra razón común para las implementaciones de software fallidas es una dependencia excesiva del administrador de proyectos del socio. Tener un administrador de proyectos dedicado y experimentado en la empresa marcará una gran diferencia en el buen funcionamiento de un proyecto de su tamaño y complejidad.

Pedirle a un gerente o a un patrocinador ejecutivo que administre un proyecto de esta escala junto con su función principal inevitablemente significará que ninguno de los dos trabajos se ha hecho bien.

Error número 5:

Enfoque insuficiente y subestimación de los recursos necesarios

Una vez que se han definido los roles y responsabilidades, es un error común subestimar los recursos necesarios.

Sea claro sobre el presupuesto y el nivel de recursos requeridos y determine cualquier aumento en los recursos necesarios para garantizar que el proyecto no se estanque al principio. Asegúrese de que todos estén al tanto del compromiso necesario de los usuarios comerciales (los departamentos comúnmente subestimados incluyen finanzas, contabilidad y recursos humanos). Al asegurarse de que todos los involucrados entiendan el compromiso que se espera de ellos, esto ayudará a evitar cualquier confusión cuando surjan proyectos en competencia.

Únase a nosotros la próxima semana en la serie para conocer los últimos cuatro errores que pueden ayudarlo a evitar una implementación fallida del software de gestión de activos.

Si no puede esperar y desea obtener más información sobre nuestro enfoque para las implementaciones nuevas o de recuperación, ¿por qué no se pone en contacto?

T: 0800 652 0488 Correo electrónico: enquiries@csseurope.co.uk

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